Questions fréquentes sur les cours, les séances et les activités

Quelle est la différence entre le Cours et la Séance?

Les cours et les séances sont conceptuellement différents. Un cours se compose d’un nombre fixe de séances (leçons) qui sont généralement répétées les mêmes jours de la semaine, et l’inscription dans le cours implique la participation à chaque séance. Un exemple peut être un cours de yoga de 10 séances qui se déroule le mardi à 18:00 et le jeudi à 19:30 et commencera le premier mardi du mois de novembre, pour un coût total de 120 euros. Une séance est exécutée une fois et l’utilisateur paie à chaque fois en général. Dans un centre sportif un exemple typique est celui du Spinning, où les séances sont tenues tous les jours ou voire plusieurs fois par jour, mais l’inscription est relative à chaque séance.


Qu’est-ce qu’un cours "ouvert" ou une séance "ouverte"?

En activant cette option, le cours ou la séance ne requièrent pas l'inscription via l’app qui permettra une simple visualisation de l'activité. Il n’y aura donc pas d'indication sur le nombre de places disponibles ou le nombre d’heures avant lesquelles il est possible de se désinscrire. Il est suggéré d'utiliser cette option pour les cours ou les séances qui sont ouverts à tous les utilisateurs et ne nécessitent pas d’inscription.


Quels sont les séances/cours réservables uniquement par l’administrateur:

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de voir les séances/cours sur l’app, mais il faudra qu'il appelle le centre sportif pour réserver. Il s'agit d'une fonctionnalité étudiée dans les cas où à la demande de réservation de l'utilisateur il est nécessaire faire d'autres vérification de la part de l’administrateur, comme un cours de natation avancé auquel il ne peut évidemment pas participer un utilisateur qui ne possède pas les compétences de base.


Quel est le nombre d’heures durant lesquelles vous pouvez vous désinscrire ou annuler la réservation?

Il indique combien de temps un utilisateur a à disposition pour annuler son adhésion avant le début du cours ou d'une séance . Par exemple, si vous réglez la valeur sur 4 heures, pour un cours dont la première séance débute le 10 janvier à 20:00, un utilisateur qui s’est inscrit au cours peut annuler sa réservation jusqu'avant 16h00 du 10 janvier. À 16h01, vous ne pouvez plus annuler la réservation. Ce mécanisme est utilisé pour protéger le gérant de la désinscription des utilisateurs à la dernière minute, ne permettant pas de laisser les places libres aux autres utilisateurs.


Quel est le nombre d’heures durant lesquelles vous pouvez vous inscrire ou réserver?

Il indique combien de temps avant le début du cours ou d'une séance un utilisateur sera en mesure de s’inscrire/de réserver. Par exemple, si vous définissez la valeur sur 1 heure et 30 minutes, pour une séance commençant le 20 janvier à 18h00, un utilisateur peut réserver jusqu'à 16h30 le 20 janvier.


Quelle est la limite de visibilité?

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez préparer la programmation tout au long de la saison et vous assurer que votre utilisateur puisse consulter et éventuellement effectuer ses réservation, à partir de l’app, sur une période de temps contrôlée. Exemple: Si vous établissez la limite de visibilité à 8 maintenant, lundi 10 janvier à 16h30, l’utilisateur de l’app verra tous les cours et séances des 8 prochains jours à partir de maintenant et jusqu’à mardi 18 janvier 16h30.


Quels sont les «crédits» sur les séances?

Vous pouvez associer à chaque séance un nombre/valeur de crédits de votre choix. L’utilisateur sera en mesure de souscrire aux séances "avec crédits" seulement s’il a suffisamment de crédits. Les crédits sont ajoutés par l’administrateur sur le compte de l’utilisateur (à partir de son profil personnel); un historique des valeurs accréditées et débitées est consultable à tout moment.
Nous vous conseillons toujours de faire correspondre la valeur des crédits à la valeur en euros de la séance Ex: si la séance de yoga coûte 12 euros, vous lui attribuerez 12 crédits. Au moment de la réservation les crédits de cette séance seront déduits du compte de l’utilisateur. Il n'y aura pas de soustraction de crédit s'il s'agit d'une réservation sur liste d’attente; la déduction sera appliquée seulement au moment de l'inscription effective quand une place se libère.
En désactivant l'option "crédits" sur le compte d’un utilisateur, le client bénéficiera d'un accès illimité à toutes les séances avec crédits (cette fonctionnalité a été étudiée pour gérer l'abonnement forfaitaire qui permet de réserver toutes les séances).


Puis-je modifier un cours ou une séance qui a déjà commencé?

S’il n’y a pas de souscription, vous pouvez supprimer ou apporter des modifications à un cours ou une séance. Si vous avez déjà des adhésions, les champs suivants ne sont pas modifiables: titre, date et heure, durée, prix, limite d'annulation; en outre la valeur du champ "nombre de participants" ne peut pas être inférieure aux adhésion présentes et l'option "Cours ouvert" n'est pas modifiable. Vous pouvez modifier en revanche les champs suivants: description, instructeur, photo, emplacement et couleur, limite d'adhésions et augmenter le nombre d’abonnés.


Qu’est-ce qu’un cours ou séance publiés/cachés signifie?

"Publié" signifie que tous les utilisateurs présent dans la base de données du centre verront le cours/séance sur leur smartphone ayant ainsi la possibilité de s’inscrire. "Caché" signifie que le cours/la séance est créé et visible sur le calendrier du gérant, mais pas encore visible sur l'app des utilisateurs. La gestion de l’état permet de créer facilement tous les cours/leçons, donnant la possibilité de les vérifier à nouveau et d'apporter les modifications nécessaires afin de les publier seulement quand on est sûr que les informations sont correctes. Publier ou Cacher un cours/une séance est possible avec les boutons disponibles en modalité "édition". (voir «modification d’un cours/d’une séance»).
L'état du cours/séance est visible en tant qu’information sur la liste des cours/séance (voir la «liste des cours-séance"). Sur le calendrier, l’état d’un cours/séance peut être reconnu en fonction de la couleur avec laquelle les cours/séance sont visualisés. Dans le calendrier, un cours/séance caché est toujours gris quelle que soit la couleur choisie au moment de la création.


Puis-je ajouter ou supprimer la réservation d’un utilisateur directement à partir du Web?

Oui, à partir de la page d’inscription il suffit de cliquer sur le [x] à côté de l’abonné (vous serez invité à confirmer avec un message). Pour enregistrer un utilisateur, il suffit de rechercher parmi les utilisateurs dans la base de données, puis de cliquer sur le [+] à côté du nom de l’utilisateur.


Puis-je gérer les échéances d’abonnement?

Oui. Dans le détail du compte de l’utilisateur il y a un champ où vous pouvez entrer les échéances d’abonnement. Si un utilisateur a terminé son abonnement, il verra les cours/séance sur l’app, mais ne sera pas en mesure de les réserver, il sera en revanche invité à contacter le centre qui pourra l’inscrire à partir de sa page Web.


Puis-je insérer ma propre image sur un cours/une séance?

Non, vous devez utiliser la galerie BookyWay. Si aucune image vous convient pour représenter votre cours/séance, vous pouvez écrire à support@gymtrainer.net en expliquant votre besoin et en joignant éventuellement un exemple de l’image que vous aimeriez utiliser. Nous sélectionnerons dans notre banque d'images une photo similaire qui vous sera proposée et, éventuellement, insérée gratuitement à l’intérieur de la galerie et mise à la disposition de tous les utilisateurs de BookyWay.


Si l’utilisateur ne dispose pas d’un smartphone comment s'inscrit-t-il aux cours?

L’utilisateur peut utiliser l’application Web à partir d’un PC, d’un Mac ou d’une tablette.